O síndico tem muitas atribuições e responsabilidades, precisando estar atento a todas elas. Uma delas é realizar o controle financeiro e disponibilizar todas as informações aos condôminos por meio do balancete de condomínio.
No entanto, essa etapa pode ser complicada até mesmo para os mais experientes, pois envolve algumas regras específicas. Para ficar por dentro de tudo sobre esse assunto e não ter mais problemas, confira o post. Boa leitura!
O QUE É O BALANCETE DE CONDOMÍNIO E O QUE É NECESSÁRIO SABER SOBRE ELE?
Esse documento traz uma análise financeira do condomínio, mostrando a receita do mês, juntamente a todos os gastos, além de um saldo mensal e anual. O saldo mensal é a diferença entre a arrecadação e as despesas nesse período, enquanto o anual é o saldo existente, acrescido ao dos últimos 30 dias.
No entanto, lembre-se de que é preciso anexar todos os documentos necessários para comprovar os gastos. Entre eles, é possível citar os recibos dos gastos, como contas de luz e água, recibos de obras, contratos de seguro, relatórios de inadimplência etc.
Por fim, o balancete e a prestação de contas devem ser feitos anualmente, mas uma apresentação mensal é mais indicada. Realizando esse processo todo mês, é possível manter uma maior transparência e facilitar esse processo, além de auxiliar as decisões futuras, como saber se é possível realizar alguma obra interna ou se é preciso reduzir custos.
COMO FAZER A APRESENTAÇÃO DO DOCUMENTO?
Normalmente, o balancete é divulgado nas assembleias de condomínio. No entanto, ele pode ser apresentado fora dessa data, especialmente se for por meios digitais, como e-mail ou até mesmo em um site, caso este exista.
Uma boa dica é, além de organizar toda a documentação, para que ela seja analisada de uma maneira mais fácil, digitalizar todos os recibos e contratos. Assim, é possível estar disponível a todos, além de aumentar sua durabilidade, pois alguns recibos são fotossensíveis e são inutilizados, com o tempo.
Reserve um período antes da reunião para se organizar e encontrar a melhor forma de apresentar todos os dados necessários. Além disso, estude se há necessidade de entregar um material de apoio aos moradores, a fim de auxiliar no entendimento de todos.
O QUE FAZER PARA AGILIZAR ESSE PROCESSO?
Em condomínios com muitas unidades imobiliárias ou que tenham muitas despesas, a realização do balancete pode demandar um esforço maior, além de aumentar as chances de ocorrer algum erro. Para auxiliar na tarefa, a utilização de um software para administradora de condomínios pode ser uma boa saída.
Com essa solução, é possível reduzir tarefas manuais e repetitivas, estar mais atualizado em relação à área financeira, com todos os gastos e receitas mais organizados, além de auxiliar em outras tarefas, como no envio automatizado de boletos. Além disso, alguns desses softwares possuem integração com aplicativos para comunicação com clientes, que podem reduzir em até 80% a demanda de atendimentos aos clientes.
Para uma gestão transparente, o síndico precisa informar todos os detalhes possíveis aos demais moradores, e um balancete de condomínio feito de uma maneira correta é essencial para isso. Além disso, a maneira como ele será apresentado nas reuniões é muito importante, pois é quando, oficialmente, todos os moradores conhecerão a atual situação financeira, que auxiliará nas futuras tomadas de decisões.
